L’homme n’a pas le choix, il est obligé de travailler. Le travail est une chose naturelle chez l’homme car il s’impose librement à lui-même mais chez d’autres, ce n’est qu’une contrainte. D’où la nécessité d’une feuille d’émargement est nécessaire dans une société ou entreprise pour l’intérêt de tous. Nous allons voir tout ce qu’il faut savoir sur une feuille d’émergement en formation.
Qu’est-ce qu’une feuille d’émargement en formation ?
Définition
C’est un document ou digital administratif qui permet d’attester la présence des apprenants ou stagiaires. La feuille d’émargement en formation est souvent obligatoire car elle doit être signée par les formateurs ainsi que par les stagiaires tous les jours. Les formateurs sont régulés par des lois et des codes bien précis. La feuille d’émargement sera signée par demi-journée de formation, à la fois par les stagiaires et par ou les formateurs.
Les formes de feuille d’émargement
La feuille de présence peut être tenue sous support écrit ou sous forme électronique :
- Un modèle de feuille de présence Word : l’utilisation d’un document de type feuille d’émargement, permet la sécurisation de son financement et de modifier facilement un document. C’est une forme de dématérialisation
- Les autres modèles de feuille de présence (PDF, Excel…) : son utilisation facilite la signature électronique des feuilles de présence lors des formations. Cependant, ils ne sont pas acceptés par les organismes de contrôles.
- Ou juste sur une feuille de papier.
Les types de feuille de présence
Feuille d’émargement individuelle
Elle peut être utilisée sur plusieurs jours. Présenter sous forme de tableau à deux colonnes, chaque ligne du tableau correspond à une journée de formation et la première colonne sert à mettre la date et le jour tandis que l’autre c’est pour la signature quotidienne du formateur. En bas il existe une zone qui sera réservée à la mention certifié exact par l’organisme de formation ou le formateur indépendant, avec date et signature.
Feuille d’émargement collective
De même que la feuille de présence individuelle, un tableau à quatre colonnes et chaque ligne du tableau correspond à un stagiaire. La première colonne indique le Nom et prénom, la deuxième c’est pour la signature du matin, la troisième pour la signature de l’après-midi et la dernière colonne permet de comptabiliser le nombre d’heures par stagiaires pour la journée. La feuille doit être journalière.
A quoi sert la feuille d’émargement en formation ?
La fiche de présence est avant tout une preuve juridique de la réalité d’action de la formation. Elle est obligatoire à tous les dispensateurs de formation, une preuve d’assiduité. Cette fiche de présence permet de suivre la ponctualité, les absences, les retards et surtout de l’assiduité à la fois des formateurs que des stagiaires. Pour la sous-traitance d’un organisme de formation, elle peut servir comme un justificatif pour un formateur indépendant à sa rémunération. Pour avoir son payement, le stagiaire doit l’avoir pour justifier sa présence mensuelle et certifiée conforme. L’organisme financeur contrôle les états d’émargement. La feuille de présence permet de s’assurer de l’identité des copropriétaires présents. Au-delà de sa valeur probante, elle constitue une obligation légale au regard de l’article R63326-26 code du travail, qui régit la prise en charge des demandes des employeurs et du paiement des bénéficiaires dans le cadre de la formation professionnelle.
Que doit contenir la feuille d’émargement ?
Pour les feuilles de présence collectives et individuelles, ils doivent contenir :
- nom(s) et prénom(s)
- coordonnées du dispensateur de la formation
- intitulé du stage et du module
- lieu
- date et heure
- nom du formateur
- Tableau à trois ou quatre colonnes
- signature du formateur
- la certification
- logo de l’organisme
- cachet
Quid de la feuille d’émargement pour les formations à distance ?
C’est quoi une fiche de présence pour formation à distance ?
Une feuille de présence de formation à distance c’est un manuscrit administratif qui permet de suivre l’assiduité et les horaires de travail des participants à une formation en ligne. Etant sur une plateforme de e-learning ou d’un cours en visioconférence, la feuille de présence doit être émargée. Elle peut être donnée par session, par une feuille d’émargement individuelle (en Excel ou Word) ou sous format PDF. Voici les formations nécessitantes une feuille de Présence en plus des certificats de réalisation ou attestation d’assiduité.
- Courte formation
- coaching
- courte et longue formation individuelle
- courte et longue formation collective
- formation professionnelle continue
Comment faire signer cette feuille à distance ?
Via des logiciels d’émargement électroniques, il est possible de faire signer la feuille de présence par correspondance en utilisant des tablettes. Il suffit juste d’envoyer par courrier une demande de signature en ligne aux apprenants mais l’envoie peut prendre beaucoup de temps. Ainsi la feuille peut être digitalisée en ligne. Ces feuilles d’émargements dématérialisées vous évitent d’avoir à imprimer des feuilles de présence. En début de formation, les participants reçoivent un code d’accès sur un site Kloxoon.com, en scannant le Qr-code. Pour la certification des documents, ce sont les opérateurs de compétences, ou OPCO (remplaçante de l’opca), qui jouent un rôle clé. Ainsi le fait de faire signer en ligne les feuilles d’émargement est rapide, efficace, en plus cela limite le risque de fraude.
